Las invitaciones ¿Cómo elaboro la lista? ¿A quién invito? ¿ A quién no invito? Todas estas y más interrogantes nos cruzan por la mente al momento de planificar un evento. Para la realización de cualquier evento es imprescindible el envío de invitaciones, ya que sin esto los eventos no tendrían el elemento esencial “las personas”.
Invitaciones para empresas.
Si trabajas en una empresa tu jefe o otro departamento te va a indicar a quién tienes que invitar para el evento planificado. Esto significa que ya tienes un número de invitados o una lista predeterminada. Invitar a un evento es un proceso que podemos dividir en en tres etapas.
La primera etapa es la lista de invitados, cada departamento o unidad indicará el objetivo del evento y las unidades que participaran.
Tipos de invitaciones empresariales:
La segunda etapa es el envío de estas invitaciones. ¿Cómo podemos enviar estas invitaciones si trabajas en una empresa?. Las invitaciones empresariales pueden ser enviadas a través de correo electrónico o email o por la intranet o correo interno.
Invitaciones pre impresas: son invitaciones pre impresas que ya están escritas con un texto genérico y solamente se completa con los datos específicos del evento. Hora, lugar y el motivo del evento.
Invitaciones Impresas: son invitaciones para ocasiones especiales, que se envían a una imprenta para su elaboración, por ejemplo una condecoración, un aniversario, una reunión, entre otros. Todas las invitaciones requieren sí o sí una confirmación entonces es súper importante que por el medio que envíes las invitaciones, las personas pueden confirmar su asistencia al evento. Su confirmación permitirá conocer con exactitud la cantidad de personas que asistirán al evento y así garantizar que el presupuesto estimado se cumpla.
Invitaciones para eventos sociales.
Para los eventos sociales, implementaremos de igual manera las tres etapas antes mencionadas. En la primera etapa se elabora una lista macro, o una gran lista donde los que los anfitriones o los que van a invitar elaborar listas por separado, por ejemplo los padres de la quinceañera elabora una lista y la quinceañera elabora su propia lista. Luego se funcionan las listas antes elaboradas creando una sola lista macro.
Se debe considerar, que lista macro es la primera lista que carga el gran número de invitados, y que esta lista puede variar dependiendo del presupuesto y del lugar donde vamos a realizar el evento.
Una vez elaborada esta lista macro, que es la lista que deseamos inicialmente, con las personas a quien tú quieres invitar, las personas que tenemos que invitar y las que debemos invitar y las personas involucradas en el evento, pasamos a la depuración de la misma.
En la segunda etapa de depuración, comenzaremos con ajustar esa lista al presupuesto y al lugar donde se realizará el evento. Si se utilizará un lugar donde la capacidad o el aforo es de 300 personas, se debe ajustar la lista a esa cantidad de personas. Resulta incómodo ir a un evento donde las personas no pueden caminar cómodamente o que no se puedan desplazarse, con facilidad o donde el personal de servicio no pueda prestar el servicio con comodidad.
Para la depuración se deben realizar algunas preguntas y aplicarlas a cada invitado. ¿Es importante que esa persona este presente en el evento? ¿La presencia de esa persona ha la diferencia en mi evento? ¿Se va a ocasionar algún problema si no invito a esa persona? ¿El evento será más divertido o productivo, si esa persona está entre los asistentes? analiza todas las respuestas y toma la decisión correcta. entonces es importante que hagan un poco contacto con tus sentimientos y evalúes si esa persona realmente vale la pena que la invites o no a el evento.
La tercera etapa se enfocará en la confirmación de los asistentes. Ya seque que elabores tus invitaciones impresas o invitaciones digitales, es importante que las invitaciones contengan, un medio de solicitud de confirmación. R.S.V.P. son las siglas en francés Répondez s’il vous plaît, que significa “responder por favor”, éste término es colocado en las invitaciones en la parte inferior izquierda, para solicitar al invitado que notifique y confirme su asistencia al evento, con la finalidad de planificar y organizar correctamente los menús, las ubicaciones , entre oros elementos relevantes. El invitado deberá confinar dentro de las 48 horas posteriores su asistencia. Se debe facilitar al invitado el medio de contacto para dar la respuesta solicitada. Si el invitado no confirma dentro del plazo establecido, podemos llamarle para confirmar su asistencia. Una vez que tenemos las confirmaciones vamos a obtener nuestra lista final y basándonos en esta lista nosotros conoceremos nuestro número de invitados real.
Que debe contener mi invitación.
Lo primero que se debe colocar en la invitación es quien invita. Siempre invitan los anfitriones, por lo que se debe colocar el o los nombres de los anfitriones en primer lugar, cumpliendo con la precedencia, hombre/mujer. Luego se debe colocar el motivo de la invitación. Boda, 15 años, cumpleaños, presentación de producto, aniversario, entre otros.
En la parte inferior las coordenadas del evento, lugar fecha, hora, y el lugar de la recepción en caso de existir dos locaciones. El número de invitados por invitación y el código de vestimenta pueden ser colocados tarjetas adicionales, para que la tarjeta no se vea tan recargada de información. En la actualidad se utilizan pequeñas tarjetas adicionales con un croquis con la dirección de la recepción, si se debe presentar la tarjeta en la entrada, y si deseas otra con el número de mesa.
Para el caso de las novias y tal vez para el caso de las quinceañeras, que no es tan usual pero se puede colocar, una tarjeta indique el nombre y dirección de una tienda de regalos con la lista de boda, para los novios. También se puede usar una tarjeta con el signo de $. Particularmente esta última opción no cumple con el la etiqueta correspondiente. La etiqueta indica que el invitado debe presentar un obsequio al anfitrión como agradecimiento, no dinero.
Las invitaciones van dirigidas a un grupo familiar, colocando siempre Sr. + el apellido de la persona o de la familia a quien vamos a invitar. Esta invitación incluye a el grupo familiar con hijos menores de 18 años. Si la familia tiene hijos mayores de 18 años, se debe enviar una tarjeta adicional para ese hijo. En el caso de invitar a una persona soltera, se debe dirigir la invitación a la persona y s se desea colocar una tarjeta adicional que indique un acompañante.
Invitaciones de cumpleaños.
Todo dependerá de la complejidad del evento. Si en un proyecto ambicioso, que requiere de organización y recibirá a un número importante de invitados, debemos enviar invitaciones formales. Para los cumpleaños más sencillos es totalmente aceptado enviar invitaciones con menos formalidad, por email o a través de una llamada telefónica. Solo recuerda enviarla con los tiempos de etiqueta estipulados.
Invitaciones de Baby Shower.
En estas invitaciones solo debes tener resaltar aquellos detalles que sean importantes para que tu evento cumple con su objetivo. Por ejemplo si deben presentarse con un código de vestimenta exclusiva o con alguna solicitud especial. Pueden ser impresas o invitaciones digitales.
Invitaciones de Bodas.
En armonía con la temática de la boda, se enviaran las invitaciones cumpliendo con el protocolo establecido. Respetando el tiempo de entrega y las normas de etiqueta. Pueden ser impresas o digitales.
Invitaciones de 15.
Usando la creatividad y con la aprobación de la quinceañera, se deberá seleccionar la invitación adecuada para el evento. Respetando la etiqueta general y con los detalles específicos en el texto para evitar mal interpretaciones, que pudiesen ocasionar problemas de logística, por ejemplo como el numero de invitados. Pueden ser impresas o digitales.
Tiempo de envió.
Todo dependerá de dos factores determinantes: el número de invitados y la complejidad del evento. Llamaremos evento grande un evento con un número de invitados de más de 500 personas. Un eventos medio con un número de invitados entre 100 y 500 invitados. Y un evento pequeño con un número menor a 100 personas.
Para eventos grandes, que requieran por lo menos un año de organización y que tengan invitados residentes en el exterior, por lo menos con 1 año de anticipación. En este caso se debe enviar a los 6 meses posteriores al envío de las invitaciones, una tarjeta complementaria denominada “P.M” para recordar el evento.
Para eventos medios, que requieran por lo menos un año de organización, sin invitados residentes en el exterior, por lo menos con 6 meses de anticipación.
Para eventos medios, que no tengan un grado de complejidad alto, por lo menos con 3 meses de anticipación.
Para eventos pequeños, que tengan un grado de complejidad alto por lo menos con 3 meses de anticipación.
Para eventos pequeños, que no tengan un grado de complejidad 1 mes de anticipación. si es una cena o una reunión, con 15 días es suficiente.
Una vez que ya el evento ha pasado, se debe enviar una tarjeta para agradecer a la persona que asistió a nuestro evento como agradecimiento.
Para finalizar existe otra otra tarjeta complementaria a las tarjetas de invitación, denominada tarjeta de participación. Esta tarjeta es una tarjeta que no es muy apreciada por los usuarios, porque es una tarjeta que te que te indica que se va a celebrar el evento pero no estás invitado.
Es parte de la etiqueta informar sobre el evento. El participado podrá o no presentar un obsequio en agradecimiento o enviar felicitaciones por medio de una tarjeta o vía telefónica. Al redactar esa tarjeta de participación, se debe ser lo más elegante posible y sutil para que la persona entienda que no es que lo quiere es invitar sino que en esa oportunidad no es posible que te acompañen en ese momento tan especial.
Si se envía una invitación a una persona especial por ejemplo a una boda y quieres que esas personas tengan un lugar especial dentro de tu evento por ejemplo en calidad de padrinos, en el caso de las bodas debes colocarlo en la tarjeta, agregando en el texto en calidad de padrino. Esto significa que la persona debe estar presente en todo momento en el evento desde que inicia hasta que culmina y ocupar un lugar especial. Si La invitación se llevará a cabo en honor a una persona se debe anotar manuscrito en la parte superior de la invitación.
Apasionada de los eventos desde siempre. Hola! Soy Organizadora de Eventos y me encanta compartir ideas, tendencias mundiales e información útil en mi blog, redes sociales, canal de YouTube y libros. Actualmente vivo en Melbourne, Florida – Estados Unidos y quiero invitarte a vivir la experiencia de realizar tus eventos en este hermoso destino.
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