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06/14/2024
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06/14/2024CÓMO ELABORAR UN PROGRAMA DE EVENTO
Hoy aprenderemos cómo elaborar un programa de evento. ¿Te ha pasado que invitas una hora y los invitados llegan tarde? y se pierden de algunos acontecimientos importantes de tu evento. ¿O que se retiran sin que el evento haya culminado? ¿Te ha pasado que realizas todas las actividades una seguida de otra y luego tus invitados se aburren porque ya vieron todo de tu evento? ¿O que los alimentos y las bebidas se terminan o se sirven en el momento incorrecto?
Todos estos inconvenientes pueden cambiar si dentro de los pasos para organizar un evento y conocer como organizar un evento, en tu planificación inicial, elaboras un programa de evento.
¿Qúe es un programa de evento?
Un programa de eventos o el Timing, es un documento que se elabora con el fin de cronometrar las actividades dentro de horarios específicos. Es uno de los elementos más importantes al momento de organizar un evento, ya que permite conocer al detalle todo lo que sucederá en él. Su elaboración dará una guía amplia para establecer tiempos específicos en cada una de sus etapas.
¿Cómo hacer un Programa para un Evento?
Organizar un evento exitoso requiere una planificación meticulosa y uno de los elementos clave es crear un programa para un evento bien estructurado. A continuación, te mostramos una guía paso a paso para elaborar un programa efectivo, asegurando que se cumplan los objetivos del evento y las expectativas de los asistentes.
Paso 1: Definir los Objetivos del Evento
Antes de comenzar, es fundamental establecer claramente los objetivos del evento. ¿Qué se espera lograr con este evento? Los objetivos pueden incluir la formación de los asistentes, la promoción de un producto, la recaudación de fondos, etc. Tener objetivos claros te ayudará a diseñar cada parte del programa para cumplir con estas metas.
Paso 2: Conocer a tu Audiencia
Comprender quiénes asistirán al evento es crucial. Realiza encuestas o análisis demográficos para conocer las preferencias y necesidades de tu audiencia. Esto te permitirá ajustar el contenido y las actividades del programa para que sean relevantes y atractivas para los participantes.
Paso 3: Crear un Cronograma Detallado
Desarrolla un cronograma que incluya todas las actividades del evento, desde la apertura hasta la clausura. Asegúrate de especificar los horarios para cada sesión, pausa para café, almuerzo y cualquier otra actividad. Un cronograma bien definido ayudará a mantener el evento organizado y en tiempo.
Paso 4: Seleccionar Ponentes y Actividades
Elige a los ponentes, panelistas y las actividades que se alineen con los objetivos del evento y sean de interés para tu audiencia. Asegúrate de que los ponentes sean expertos en sus campos y puedan ofrecer contenido valioso. Incluir talleres interactivos o actividades de networking también puede ser beneficioso.
Paso 5: Diseñar el Programa
El diseño del programa debe ser claro y atractivo. Utiliza herramientas de diseño gráfico como Canva o Adobe InDesign para crear un documento visualmente agradable. Incluye una breve descripción de cada sesión, información sobre los ponentes y cualquier otra información relevante.
Paso 6: Promover el Programa
Difunde el programa a través de todos tus canales de comunicación, como correos electrónicos, redes sociales y el sitio web del evento. Asegúrate de que los asistentes tengan acceso al programa con suficiente antelación para que puedan planificar su participación.
Paso 7: Revisar y Ajustar
Revisa el programa varias veces para asegurarte de que no haya errores o conflictos de horario. También es útil tener un plan de contingencia en caso de cambios de última hora. Solicita retroalimentación de colegas o de un grupo de prueba para afinar los detalles finales.
¿Por qué es importante elaborar un programa de evento?
El programa de evento es una herramienta elemental para la organización. Su implementación te ayudará a:
- Establecer horarios: inicio, actividades, servicios y final.
- Es una guía para cumplir con los tiempos establecidos.
- Crea estructura lógica del evento: es decir, que ayuda a determinar dentro del evento que sucederá primero y cuál será la última actividad.
- Servirá de guía para los coordinadores de tu evento.
¿Dónde puedo utilizar un programa de evento?
Los programas de eventos pueden ser aplicados en cualquier tipo de evento, de hecho, es un elemento necesario y obligatorio dentro de la organización de cualquier evento. Sin él la organización podría complicarse llevando tu evento a un fracaso.
¿Como se elabora una agenda para un evento?
El primer paso es evaluar a tu público objetivo. Dependiendo de tu público el programa tendrá una estructura, un tiempo y actividades diferentes. Si es un evento corporativo, debes evaluar el objetivo del evento y establecer las actividades protocolares a cumplir. Si es un evento social, solo deberás cumplir con el protocolo correspondiente.
- Prepara un documento con las horas: desde la hora de inicio hasta la hora final. Para esto, puedes apoyarte con herramientas como Excel o Word, o simplemente en una hoja de papel escrito a mano.
- Estima el tiempo de cada actividad que se realizará dentro del evento: Cada actividad que realices deberá tener un tiempo estimado de ejecución, que te ayudará posteriormente a calcular el tiempo total del evento. Puedes calcular el tiempo de cada actividad y determinar el tiempo completo del evento o con un tiempo total del evento, establecer el tiempo de cada una de las actividades.
- Completa el cuadro considerando los siguientes aspectos:
- Respeta el orden cronológico de los acontecimientos cumpliendo con el protocolo y con la secuencia lógica de cada actividad.
- Alternas actividades de alto impacto con actividades de bajo impacto. Esto dará un tiempo para que el invitado pueda disfrutar de cada momento.
- Evalúa con el área de catering el orden del servicio del menú. Coordina con tu proveedor los tiempos del servicio y ajusta los a las actividades que realizarás durante todo el evento.
- Arma tu programa considerando cada tiempo de las actividades, incluyendo, las actividades de recepción, discursos, brindis, servicios de comida, ceremonias, entre otras.
- Chequea los horarios, modifica y realiza algún ajuste de ser necesario.
- Comparte esta información con todos los involucrados. Esto te ayudará a que los anfitriones, coanfitriones y personal de apoyo, estén al tanto de todo lo que sucederá.
Programas de eventos ejemplos:
Crear un programa de eventos bien estructurado es esencial para el éxito de cualquier evento, ya sea una conferencia, un taller, una feria o una reunión corporativa. Entiendo la importancia de un plan detallado y quiero compartir contigo algunos ejemplos de programas para eventos que te ayudará a organizar tu próximo evento de manera eficiente y profesional.
Programa de una boda:
Puedes elaborar un programa para tus invitados. Este programa servirá para que tus invitados se guíen y conozcan las actividades que se realizarán y sobre todo en que horario. La desventaja de usar este elemento es que se deberá ser muy cuidadoso con el horario y la puntualidad.
- Cóctel de bienvenida.
- Entrada de los novios.
- Vals de los novios.
- Saludo, brindis, autorización de inicio de la recepción.
- Inicio de servicio de alimentos y bebidas.
- Corte de torta y lanzamiento de ramo.
- Despedida de los novios.
Nota: Para una boda siempre estará la pista de baile abierta para los invitados. Dependiendo de la actividad se escogerá la música adecuada.
Programa de 15 años.
Te comparto algunos ejemplos de programas para que tengas una idea de cómo elaborar el tuyo.
- Llegada de la quinceañera.
- Ceremonia de la coronación, cambio de zapatilla y anillo.
- Inicio de servicio de alimentos y bebidas.
- Ceremonia de las velas.
- Baile sorpresa.
- Picada de torta.
- Despedida o cierre del evento
Programa para cumpleaños, Bautizos o Primera comunión:
- Recepción de Invitados.
- Brindis de bienvenida. Esta actividad indica que ha comenzado e evento.
- Servicio de pasapalos o bocados.
- Actividad 1. Animación guiada.
- Servicio de banquete.
- Actividad piñata.
- Actividad 2. Baile.
- Picada de torta.
- Despedida y entrega de recuerdos.
Nota: Puedes incluir tantas actividades como prefieras. Solo recuerda que es importante dejar un tiempo entre cada actividad de alto impacto para que tus invitados retomen fuerzas, descansen, se hidraten, entre otras cosas.
Espero que estos datos sean de utilidad para que el momento de organizar tu próximo evento, lo hagas de una manera más organizada y sea todo un éxito.
Si deseas puedes descargar esta u otras plantillas gratis tildando aquí
Nos vemos en un próximo evento.
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Mercedes Vivas
¡Hola! Soy Mercedes Vivas, apasionada por la industria de los eventos. Me encanta compartir información, herramientas, ideas y tendencias sobre los eventos en mi blog, redes sociales, canal de YouTube y libros.
Actualmente, vivo en Melbourne, Florida - Estados Unidos, y quiero invitarte a descubrir nuevas ideas y enfoques innovadores en la planificación de eventos. Mi fortaleza radica en la organización y la atención al cliente, habilidades que he desarrollado a lo largo de muchos años de experiencia en la hotelería y el marketing.
Estoy comprometida con ofrecerte lo mejor en la industria de eventos, desde conceptos creativos hasta la ejecución impecable de cada detalle. ¡Únete a mí en esta aventura y hagamos de tus eventos una experiencia inolvidable!
