Hoy aprenderemos cómo elaborar un programa de evento. ¿Te ha pasado que invitas una hora y los invitados llegan tarde? y se pierden de algunos acontecimientos importantes de tu evento. ¿O que se retiran sin que el evento haya culminado? ¿Te ha pasado que realizas todas las actividades una seguida de otra y luego tus invitados se aburren porque ya vieron todo de tu evento? ¿O que los alimentos y las bebidas se terminan o se sirven en el momento incorrecto?
Todos estos inconvenientes pueden cambiar si dentro de los pasos para organizar un evento, en tu planificación inicial, elaboras un programa de evento.
¿Qúe es un programa de evento?
Un programa de eventos o el Timing, es un documento que se elabora con el fin de cronometrar las actividades dentro de horarios específicos. Es uno de los elementos más importantes al momento de organizar un evento, ya que permite conocer al detalle todo lo que sucederá en él. Su elaboración dará una guía amplia para establecer tiempos específicos en cada una de sus etapas.
¿Por qué es importante elaborar un programa de evento?
El programa de evento es una herramienta elemental para la organización. Su implementación te ayudará a:
- Establecer horarios: inicio, actividades, servicios y final.
- Es una guía para cumplir con los tiempos establecidos.
- Crea estructura lógica del evento: es decir, que ayuda a determinar dentro del evento que sucederá primero y cuál será la última actividad.
- Servirá de guía para los coordinadores de tu evento.
¿Dónde puedo utilizar un programa de evento?
Los programas de eventos pueden ser aplicados en cualquier tipo de evento, de hecho, es un elemento necesario y obligatorio dentro de la organización de cualquier evento. Sin él la organización podría complicarse llevando tu evento a un fracaso.
¿Como se elabora una agenda para un evento?
El primer paso es evaluar a tu público objetivo. Dependiendo de tu público el programa tendrá una estructura, un tiempo y actividades diferentes. Si es un evento corporativo, debes evaluar el objetivo del evento y establecer las actividades protocolares a cumplir. Si es un evento social, solo deberás cumplir con el protocolo correspondiente.
- Prepara un documento con las horas: desde la hora de inicio hasta la hora final. Para esto, puedes apoyarte con herramientas como Excel o Word, o simplemente en una hoja de papel escrito a mano.
- Estima el tiempo de cada actividad que se realizará dentro del evento: Cada actividad que realices deberá tener un tiempo estimado de ejecución, que te ayudará posteriormente a calcular el tiempo total del evento. Puedes calcular el tiempo de cada actividad y determinar el tiempo completo del evento o con un tiempo total del evento, establecer el tiempo de cada una de las actividades.
- Completa el cuadro considerando los siguientes aspectos:
- Respeta el orden cronológico de los acontecimientos cumpliendo con el protocolo y con la secuencia lógica de cada actividad.
- Alternas actividades de alto impacto con actividades de bajo impacto. Esto dará un tiempo para que el invitado pueda disfrutar de cada momento.
- Evalúa con el área de catering el orden del servicio del menú. Coordina con tu proveedor los tiempos del servicio y ajusta los a las actividades que realizarás durante todo el evento.
- Arma tu programa considerando cada tiempo de las actividades, incluyendo, las actividades de recepción, discursos, brindis, servicios de comida, ceremonias, entre otras.
4. Chequea los horarios, modifica y realiza algún ajuste de ser necesario.
- Comparte esta información con todos los involucrados. Esto te ayudará a que los anfitriones, coanfitriones y personal de apoyo, estén al tanto de todo lo que sucederá.
Programa de Eventos.
Programa de una boda:
Puedes elaborar un programa para tus invitados. Este programa servirá para que tus invitados se guíen y conozcan las actividades que se realizarán y sobre todo en que horario. La desventaja de usar este elemento es que se deberá ser muy cuidadoso con el horario y la puntualidad.
- Cóctel de bienvenida.
- Entrada de los novios.
- Vals de los novios.
- Saludo, brindis, autorización de inicio de la recepción.
- Inicio de servicio de alimentos y bebidas.
- Corte de torta y lanzamiento de ramo.
- Despedida de los novios.
Nota: Para una boda siempre estará la pista de baile abierta para los invitados. Dependiendo de la actividad se escogerá la música adecuada.
Programa de 15 años.
Te comparto algunos ejemplos de programas para que tengas una idea de cómo elaborar el tuyo.
- Llegada de la quinceañera.
- Ceremonia de la coronación, cambio de zapatilla y anillo.
- Inicio de servicio de alimentos y bebidas.
- Ceremonia de las velas.
- Baile sorpresa.
- Picada de torta.
- Despedida o cierre del evento
Programa para cumpleaños, Bautizos o Primera comunión:
- Recepción de Invitados.
- Brindis de bienvenida. Esta actividad indica que ha comenzado e evento.
- Servicio de pasapalos o bocados.
- Actividad 1. Animación guiada.
- Servicio de banquete.
- Actividad piñata.
- Actividad 2. Baile.
- Picada de torta.
- Despedida y entrega de recuerdos.
Nota: Puedes incluir tantas actividades como prefieras. Solo recuerda que es importante dejar un tiempo entre cada actividad de alto impacto para que tus invitados retomen fuerzas, descansen, se hidraten, entre otras cosas.
Espero que estos datos sean de utilidad para que el momento de organizar tu próximo evento, lo hagas de una manera más organizada y sea todo un éxito.
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Nos vemos en un próximo evento.
