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06/13/2024¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO
PASO A PASO?
¿Cómo organizar un evento paso a paso? Hoy te mostraré con pasos simples y con precisión, la forma exitosa de organizar tu evento. Cada paso cuenta, así que si cumples con los pasos, lograrás conseguir no solo organizar tu evento, sino lograrás cumplir con los objetivos de una manera exitosa.
Escogiendo la fecha del evento.
Lo primero que debes precisar es la fecha en la que te gustaría realizar tu evento. No olvides evaluar, en el calendario, días festivos, vacaciones y otros eventos importantes en la localidad, ya que podrían coincidir y causar problemas logísticos, como por ejemplo cierres en las vías.
Elaborando la lista de Invitados.
Una vez que has seleccionado la fecha, debes comenzar a elaborar tu primera lista de invitados. Esta lista inicial nos dará un aproximado de asistentes para comenzar en la búsqueda de una locación que se adecue a nuestro evento. Si es un evento corporativo, este número de invitados, ya se encuentra preestablecido, lo que nos permite directamente seleccionar una sala apropiada. Si por el contrario es un evento donde requerimos de la confirmación de los asistentes, solo con el estimado ya podremos realizar la contratación, manejando un número aproximado de asistentes. Una vez depurada tu lista solo queda enviar a elaborare tus invitaciones impresas o tus invitaciones digitales. Luego de enviadas, realiza el seguimiento a las confirmaciones para ajustar tu presupuesto.
Selección de la locación.
No todos los espacios son ideales para todos los eventos. Como ya lo comentaba, el número de asistentes es determinante, se debe respetar el espacio personal, considerar los espacios necesarios para el servicio y para la logística. Todo depende del objetivo del evento, el espacio deberá permitir que este objetivo se cumpla. Si es una fiesta infantil, un parque pudiese ser una locación ideal. Si es un coctail, un salón con una gran vista sería perfecto. Si el evento es educativo, consideramos tanto los asientos, como los espacios comunes para el momento de descanso y refrigerio. Al momento de seleccionar, no debemos olvidar, revisar baños, área de cocina, salidas de emergencia, área de depósito, escaleras e iluminación entre otros.
Cada espacio tendrá que proporcionar la posibilidad de ambientar adecuadamente para el evento a desarrollar, evaluemos algunos elementos que debes considerar al momento de seleccionar tu locación, además del presupuesto.
Identidad visual en los eventos.
Conocemos la identidad visual aplicado a las organizaciones, como la representación visual que incluye su logo (marca), diseño, tipografía y colores que reflejan en conjunto su filosofía, su identidad y sus valores. Esta tendencia es utilizada en la actualidad a la marca personal y también a la identidad visual en eventos. El objetivo de esta nueva tendencia es proporcionar una forma de identificación, reconocimiento y diferenciación, logrando que el evento sea inolvidable.
Una puesta en escena que sea inolvidable.
Impactar visualmente y de manera positiva a los invitados, será un elemento importante para lograr nuestro objetivo. Mostrando una decoración visual homogénea, armónica, llamativa y estructurada, el invitado se sentirá automáticamente parte del ambiente y logrará emocionalmente sentirse conectado.
Algunos elementos a considerar.
Evalúa el espacio sonde desarrollarás tu proyecto. Cada espacio te brinda diferentes oportunidades, allí deberás utilizar la creatividad para aprovecharlos a su máxima capacidad. Existen tres tipos de espacios para desarrollar eventos; espacios fijos, que poseen mobiliario y estructuras fijas. Espacios polivalentes, con mobiliario y estructuras que se pueden modificar y espacios efímeros, que son creados especialmente para desarrollar eventos.
El primer elemento que debemos considerar es la imagen de tu empresa o la imagen que tu cliente desea proyectar. Cómo te ve tu cliente potencial y cuáles son esos elementos que te identifican o por los que sobresales. Estos elementos pueden estar asociados a los aspectos físicos, tu estilo de decoración o a los aspectos intangibles como la honestidad, la amistad, la libertad, entre otros.
La ambientación.
La ambientación es la adecuación característica y apropiada de todo lo que rodea a un evento. Por lo que debemos colocar dentro de este, algunos elementos para lograrlo. Los elementos que debemos considerar son el color, la luz, la textura, los aromas, los sabores y los sonidos. Dentro de cada uno de estos elementos existe un mundo por explorar.
La identidad visual en eventos, contempla en uno de sus principales elementos como lo es el color. Cada color está relacionado directamente a una escala propia del individuo que se relacionan con aspectos emocionales, que harán que se identifique o rechace su estadía dentro del evento. Selecciona cuidadosamente la paleta de colores que serán utilizados para dar forma a tu proyecto.
Otro de los elementos a considerar es la luz, la cual Proporciona las condiciones de visibilidad de nuestra decoración. Del mismo modo, los aromas y posteriormente los sabores, serán factores determinantes para la Identidad visual de tu evento. Si existen aromas y sabores poco aceptados, la imagen de tu evento se verá comprometida.
Para finalizar considera hacer una selección cuidadosa de los elementos sonoros. Tanto el volumen como el estilo formarán parte de esa identidad para tu eventos especial que te hará diferente e inolvidable. Recuerda que esa diferencia macará la diferencia para futuras contrataciones de tu servicio.
El presupuesto es uno de los elementos con mayor peso al momento de organizar cualquier evento. Depende de este todos los elementos restantes necesario para lograr cumplir el objetivo propuesto. Evaluemos el presupuesto detenidamente.
Presupuesto para eventos.
Un presupuesto es la herramienta más segura que posee el organizador para planificar, coordinar y controlar las actividades que conducen al éxito de cualquier evento permitiéndonos alcanzar las metas propuestas.
El presupuesto para eventos nos permite:
– Establecer metas claras. – Centralizar el control mediante la delegación de autoridad y asignación de responsabilidades. – Permite verificar los resultados obtenidos advirtiendo sobre las desviaciones del objetivo propuesto. – Facilita el control administrativo de los recursos. – Muestra los requerimientos, controla los inventarios y los costos de producción.
Los presupuestos no son rígidos, por el contrario una de sus ventajas, es que nos permite ajustar las desviaciones para poder alcanzar las metas previstas. Nos permite controlar los recursos con los que contamos y evitar el desperdicio.
La planificación presupuestaria se basa en estimados, sin embargo estas estimaciones debe acercarse lo más posible a la realidad. De igual forma, la utilidad podrá determinarse, realizando una proyección de las ventas mínimas requeridas para alcanzar la rentabilidad esperada o en nuestro caso no gastar más de lo presupuestado.
Para la realización de un evento, es importante determinar cuáles serán los elementos a utilizar, el recurso humano, la locación, los alimentos, las bebidas, la decoración, entre otros, y es en el presupuesto donde los organizadores nos apoyamos para completar de manera tangible esta fase de la organización de nuestro evento (pre-evento).
Elementos a considerar en el presupuesto para eventos.
Otro elemento a considerar al momento de comenzar a desarrollar el presupuesto para eventos, y que representa un factor determinante, es la incertidumbre de la asistencia de los invitados al evento. El número de asistentes, puede afectar directamente el éxito del evento; si el número de invitados es menor al gasto presupuestado:
- Las cantidades calculadas excederán y estaremos frente a un desperdicio de los recursos existentes.
- Si los invitados excedieran lo estimado, estaríamos en un evento donde los recursos resultaran insuficientes.
- En ambos casos, estaríamos haciendo un uso inapropiado de nuestro presupuesto.
- Resultará difícil lograr las metas establecidas.
Para corregir este riesgo, es necesario controlar o asegurar con un margen mínimo de error, el número de asistente a nuestro evento. Para ello se aplican controles de confirmación como las siglas: RSVP o S.R.C, llamadas directas a nuestros invitados, entre otros métodos de confirmación.
Otro de los aspectos a considerar, es la variedad de elementos a colocar, en lo que se refiere a los alimentos y las bebidas. La variedad dependerá de muchos factores:
- El tipo de invitado o público a recibir en el evento.
- Si es una fiesta infantil, los alimentos y bebidas a colocar deben ser apropiados para la fácil manipulación de los comensales.
- El tipo de evento; cada evento deberá colocar los alimentos y las bebidas que se correspondan con el cumplimiento de los objetivos del mismo.
- Considerar la capacidad de inversión disponible para cada evento, para ello siempre recomiendo, aprovechar todos los recursos con que se dispongan en la región donde se realizará el evento, las costumbres y tradiciones, así como los alimentos y las bebidas.
Claridad total con nuestros clientes.
Nuestro cliente tiene siempre que saber con exactitud lo que se compra, las cantidades, los sabores, los tamaños, los precios y lo que se recibe. El cliente siente incertidumbre, por que desconoce la fórmula que le permita brindar lo que el invitado requiere y cuanto le costará.
El presupuesto le permite al organizador, de manera transparente, mostrar de manera administrativa, cuanto se requiere y cuanto se ha de invertir para lograr lo esperado. Debemos mostrar el presupuesto a nuestro cliente y explicarle cuanto le costará el servicio completo. Colocar dentro del mismo nuestros honorarios y evitar el recargo o sobre precio de los productos y servicios.
Las cantidades que se ofrecen a los clientes deben ser las justas, se debe evitar el ofrecimiento de cantidades mayores a las requeridas, solo por vender más al cliente. Las cantidades dependen de varios factores; uno de ellos, es la variedad de servicios, si se posee diversidad de alimentos y bebidas.
Si el evento cuenta con pastel, es apropiado hacer una reducción en la mesa de los dulces. Si por el contrario solo cuentas con solo el servicio de mesa de dulces, se debe aumentar la cantidad.
Es recomendable crear un maestro de proveedores y mantener la lista de precios actualizada siempre. Si la elaboración de algunos alimentos será realizada por ustedes mismos, no olviden manejarlo como un producto separado, sacando el costo y su ganancia, para asignarle un precio para posteriormente mostrarlo al cliente.
El presupuesto contiene costos fijos; que son aquellos que no dependen de la cantidad de asistentes o invitados y que deben ser ejecutados con obligatoriedad. Los costos variables; dependerán de la cantidad de asistentes al evento, permitiendo jugar con algunos elementos para reducir costos.
El presupuesto general permite calcular el costo por persona del evento. De esta forma, podemos realizar ajustes de reducción de nuestro presupuesto con nuestros costos variables.
El presupuesto es una herramienta de gran utilidad y obligatoria para conseguir el éxito en la organización de eventos.
Planificando el evento.
Depuramos nuestra lista de invitados y hacemos envió de invitaciones. Si es un evento masivo con venta de entradas, este es el momento para realizar el cálculo de costo de entradas y hacer la primera preventa. Con las invitaciones para eventos sociales, recuerda cumplir con el procedimiento completo.
Definiendo estilos, colores y sabores.
En esta etapa establecemos cada uno de los elementos, recursos materiales y talento humano involucrado en nuestro evento. En esta etapa podemos hacer uso de herramientas organizativas como programas, agendas o aplicaciones que faciliten la organización. Da prioridad a los elementos que sean mas complejos y delega con especialistas de cada área. El trabajo en equipo permitirá el éxito.
Selecciona la ambientación, recuerda que ambientar no solo es decorar, la ambientación incluye el sonido, las luces y los aromas. Si te apoyas en un decorador, manifiesta lo que deseas realmente y deja que te guíe, seguramente por su experiencia conoce el camino seguro.
La selección de Catering, el menú y la puesta en marcha de la producción del servicio también debe ser cuidadosamente detallado. programa una o varias citas que te permitan estar seguro de el menú que se manejará en el evento.
Seleccionando proveedores.
Los proveedores son nuestros aliados, no nuestros enemigos. Sin ellos nuestro proyecto no pudiese llevarse acabo. El proveedor debe convertirse en tu aliado comercial. Selecciona un proveedor responsable y honesto, que sea tu asesor del producto que te ofrece.
Establece un contrato claro y sencillo, donde queden claras las pautas para ejecutarlo. Tiempos de entrega, plazos de pago y clausulas en casos de desperfectos u otros acontecimientos inesperados, como pérdidas, extravíos, vencimiento, entre otros.
Llegó el día.
Verifica el día anterior que no falte nada. Utiliza tu lista de chequeo para controlar que todas las áreas estén cubiertas. Reúnete con tu equipo d trabajo y en el briefing, repasa las instrucciones, tiempos, tareas y responsables. De esta manera todo el equipo estará informado de los acontecimientos y actividades.
Cumple con el timing del evento, recuerda establecer lapsos de holgura, para que no te encuentres ajustada dentro del mismo. Verifica cada procedimiento y asegúrate de tener todos las actividades dentro del plan.
Verifica de primera mano como se está siendo percibido el evento y como se están sintiendo los asistentes. Ésta es la mejor encuesta de satisfacción. Si esperas hasta el final, es muy probable que no puedas corregir el desperfecto y evitar que el invitado guarde una mala impresión del mismo.
Tareas del post evento.
Recuerda realizar pagos pendientes a proveedores, hacer agradecimientos a todo el equipo de trabajo y a proveedores involucrados y realizar el informe de eventos, para llevar un registro de experiencias y elementos a cambiar y problemas por solucionar.
Algunos consejos para organizar en tiempos difíciles.
- Organiza con suficiente tiempo: Para que tu evento sea exitoso y lograr tu objetivo que es la Organización de eventos en tiempos, debes planificar tu evento con suficiente tiempo. Utiliza este tiempo para comprar todo lo que necesites para aprovechar el precio actual.
- Utiliza materiales reciclados: Decora tu evento con material reciclable que puedes ir guardando poco a poco, desde el inicio de tu planificación. puedes encontrar muchas ideas en portales especializados de Internet.
- Invita solo a los más cercanos.
- Realiza tu evento con un grupo reducido de personas. Asegúrate de la asistencia de los invitados, utilizando las siglas de confirmación. Recuerda que si los invitados no confirman dentro de las 48 horas siguientes, debes llamar para confirmar.
- Utiliza frutas de estación: En cuanto a los alimentos y bebidas que servirás en tu evento, te recomiendo aprovechar las frutas, verduras y hortalizas propias de la época y de la región. Se creativo e incorpora elementos gastronómicos típicos de la región de bajo costo, (cepillao, dulces, entre otros) esto le dará un toque especial a tu evento, recuerda que estas Organizando eventos en tiempos difíciles. Puedes colocar un Buffet con muchas opciones.
- Incorpora a tu eventos actividades interactivas: Incorpora a tu evento elementos decorativos o actividades donde tus invitados se diviertan. Invítalos a participar y sentirse parte del evento, indaga que le gustaría hacer o sobre sus expectativas.
- No incumplas con el presupuesto: Elabora un presupuesto para eventos y distribuye los gastos dando prioridad, siempre a los alimentos y bebidas. Para la Organización de eventos en tiempos difíciles, considera el número de invitados, es mejor invitar a pocas personas, pero poder brindarles el mejor servicio. Lo más importante es que te ajustes al presupuesto, y lo cumplas en su totalidad, ya que de eso dependerá el éxito de tu evento.
- Aprovecha las plataformas digitales para realizar eventos a distancia, de esta forma podrás reducir costos en la producción de eventos.
¿Cueles serían esas tareas más difíciles de manejar?
Hay un par de tareas que resultan ser las más complejas y las que más tiempo te llevan a la hora de organizar un evento. La mayoría de los organizadores coincide en que las mismas están relacionadas a la búsqueda de oradores, las bases de datos, la difusión del evento, las consultas de los participantes (o posibles participantes) y los certificados de asistencia.
Como verán, en cada etapa del desarrollo de un evento, figuran las tareas mencionadas anteriormente. Veamos que podemos hacer para que estos pasos no te detengan y puedas lograr tu propósito en tiempo y forma.
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Contactar y negociar con oradores:
Generalmente conseguir buenos oradores para un evento demora un tiempo. Te aconsejamos primero definir bien el perfil buscado, de acuerdo al contenido del evento y los objetivos del mismo, para luego comenzar la búsqueda.
Comienza a analizar tus contactos, a preguntar a amigos o conocidos, a relacionarte en el ambiente en donde podrás conseguir a personas con este perfil. ¡Debes moverte!
Muchas veces oradores de eventos anteriores recomiendan a otras personas, de esta manera es más fácil comenzar el trato y la negociación.
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Gestionar las bases de datos:
Muchas veces tienes diversas bases de datos y resulta imposible manejarlas. Debes saber que hay herramientas para gestionar los datos que resultan óptimas para mantener el orden y realizar envíos de emails efectivos. Por mencionar algunas: MailChimp, Eventioz, entre otras.
Las bases de datos deben segmentarse correctamente y estar actualizadas permanentemente.
Muchos organizadores nos piden ayuda porque no saben cómo enviar cierta cantidad de invitaciones o hacer envíos masivos sin ser catalogados de Spam.
- Difundir el evento:
¿Una red social, todas las redes, publicidad gráfica impresas u Online?… Miles de dudas se les presentan a los organizadores a la hora de querer promocionar un evento. Pues lo más sencillo será utilizar una herramienta online que permita difundir gratis el evento por todas las redes sociales y enviar invitaciones precisas a tus listas de contactos.
El costo será mínimo y los resultados se visualizarán pronto.
- Contestar consultas:
Muchas veces los asistentes a un evento o los posibles participantes (aquellos que aún no se inscriben o compran su entrada) tienen dudas o consultas sobre el evento en cuestión.
Las personas desean respuestas inmediatas y muchas veces, debido a las tareas que deben enfrentar los organizadores, estos no alcanzan a contestar a tiempo.
Te doy un dato, si utilizas una plataforma Online para gestionar tu evento, puedes disponer de un servicio de atención al cliente que responderá las consultas de los participantes relacionadas a los medios de pago, las inscripciones, etc. Es decir, todo lo relacionado al servicio. Un respiro más en tu agenda.
- Enviar certificados:
El problema que notan los organizadores cuando deben hacer los certificados de un curso o seminario para sus asistentes, es que no suelen encontrar algún modelo hecho que los saque de apuros. Dado esto, te recomiendo descargarte esta plantilla con modelos de certificados.
Y por otro lado, el tema del envío también suele preocuparnos. Personalizarlos uno a uno y enviarlos suele ser un trabajo arduo, que lleva muchas horas (sobre todo en eventos masivos). Muchos nos comentan que han dejado de imprimirlos y de esperar que las personas los retiren ya que se acumulaban y se gastaba papel sin necesidad. ¡Ahora todo es Online! Se van enviando a medida que los solicitan.
Cada evento es diferente, no existe un evento igual a otro, por lo que cada uno debe cumplir con diferentes requerimientos. Organiza cada unidad por separado, cumple con los objetivos uno a la vez, se súper organizado y cumple con los tiempos propuestos. Suerte!
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¡Hola! Soy Mercedes Vivas, apasionada por la industria de los eventos. Me encanta compartir información, herramientas, ideas y tendencias sobre los eventos en mi blog, redes sociales, canal de YouTube y libros.
Actualmente, vivo en Melbourne, Florida - Estados Unidos, y quiero invitarte a descubrir nuevas ideas y enfoques innovadores en la planificación de eventos. Mi fortaleza radica en la organización y la atención al cliente, habilidades que he desarrollado a lo largo de muchos años de experiencia en la hotelería y el marketing.
Estoy comprometida con ofrecerte lo mejor en la industria de eventos, desde conceptos creativos hasta la ejecución impecable de cada detalle. ¡Únete a mí en esta aventura y hagamos de tus eventos una experiencia inolvidable!
