¿Cómo usar Zoom?

Sabes ¿Cómo usar Zoom?,  ¿Podemos utilizarlo para nuestros eventos a distancia? Para alcanzar el éxito, solo debemos saber adaptarnos a las circunstancias. Hoy te mostraré una herramienta que te ayudará a planificar un evento Online. Con esta herramienta podrás planificar eventos sociales, cursos, certificaciones,  reuniones, eventos empresariales, asesorías o cualquier evento que desees organizar. Es una herramienta es muy fácil de usar. Tiene a disposición una versión gratis y una versión paga, que te permite elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.  Estaremos evaluando todas las características para que logres organizar un evento online de manera  exitosa.

Conociendo Zoom.

Para comenzar debes dirigirte a la página de Zoom.us y localiza la ventana de planes y precios. Allí encontrarás un plan gratuito, donde podrás realizar eventos hasta de 100 personas, pero con una duración hasta 40 min. lo que podrá ser una limitante, dependiendo del evento que estés por organizar.zoom

Escogiendo un plan.

Si deseas realizar una reunión empresarial entre dos participantes, Zoom te ofrece la posibilidad de organizarla pero tiempo ilimitado. Para utilizar este plan para otros eventos sin pagar un plan, puedes crear reuniones consecutivas, y así incrementar el tiempo de 40 a 80, una sesiones seguida una de otra.

Si deseas pagar un plan, la plataforma ofrece otras opciones donde podrás disfrutar de mayor tiempo de conexión, mayor número de participantes, direcciones URL personalizadas, posibilidad de grabar la sesión, correos electrónicos personalizados, soporte telefónico especializado y gerente especializado de negocio dedicado al éxito del cliente, entre otros.

Para dar inicio al uso de esta plataforma, solo debes buscar el link de descarga del programa y descargarlo en tu dispositivo. Posteriormente debes registrarte, solo colocando tu email. La herramienta te solicitará una confirmación de email para activar la cuenta y continuar la navegación.  Para finalizar el registro solo te solicitará, colocar un nombre de usuario y una contraseña.

Una vez realizados estos pasos, ya tienes la posibilidad de mejorar tu perfil y evaluar todas las pestañas que se muestran en la plataforma para su uso.

Más organizado.

Una opción importante para los organizadores de eventos, es la opción que te permite conectarte con Google Calendar, ya que podrás estar mas atento a los avisos o tareas pendientes, y así estar más organizado.

Número de invitados.

Como en todo evento que deseamos organizar el primer elemento a evaluar es el número de invitados. En este caso, si deseas invitar a un número mayor de 100 personas, recuerda que debes acceder al plan pago. Es recomendable que elabores un cuadro lista donde coloques el nombre, apellido y número de teléfono o su email.

organización de eventos

Uso horario.

Otro elemento importante es el uso horario. Considera el horario en el que realizarás la reunión e informa los distintos invitados. recuerda que éste cambia dependiendo en el país que te encuentres. Verifica esto detalladamente y evita que tus invitados se pierdan del evento. Debes completar en tu perfil, el uso horario de tu ubicación para que al organizar tu evento esto quede cubierto automáticamente.

Creando nuestro Evento.

Una vez evaluado algunos aspectos, podemos ingresar a la plataforma, en la sección de reuniones y comenzar a programar un nuevo evento. La plataforma te solicitará el tema, una breve descripción, la fecha, el horario, la zona horaria, la duración del evento, y si será una reunión recurrente. También te dará la opción de generar in ID automáticamente, si deseas que el vídeo, el audio del anfitrión y de los invitados se encuentre encendido o apagado. Para el vídeo recomiendo colocarlo apagado (para cuando inicie la conexión ) y en el audio colocar ambos (para dar acceso desde el teléfono o desde el ordenador).

La plataforma te permite colocar una contraseña de acceso para entrar a la reunión, en el caso de que desees evitar el acceso de cualquiera. Para que el evento sea mas formal, se recomienda no tildar en la primera opción “Habilitar entrar antes del anfitrión”, de esta manera evitarás que cualquiera entre antes que el organizador. Las opciones dependerán del tipo de evento que desees realizar y de sus características.

Una vez guardada nuestra reunión y desde ella,  podemos acceder al ID de nuestra reunión, permitiéndonos copiar el ID para poder enviarlo a nuestra lista de invitados a través de WhatsApp, email u otra plataforma.

Dentro del evento tendrás la opción de realizar de silenciar el micrófono de los invitados, nombrar a otro organizador, eliminar a cualquier invitado, o dar acceso a cualquier invitado desde la sala de espera,  entre otras opciones.

Para eventos empresariales o cursos,  la herramienta te permite compartir tu escritorio, activar un chat, permitir que el invitado realice una pregunta solo al anfitrión o  una consulta pública.

Una vez finalizada la reunión la plataforma te permite grabar la reunión y guardarla en tu dispositivo. Recuerda que esta opción es solo para la versión paga.

Tips para tu reunión.

Cada evento tiene características propias. Dependiendo del objetivo de tu evento, sabrás cuales son los insumos que necesitarás. Por ejemplo, si es una fiesta, seguro que deberás contratar a un grupo que amenice tu fiesta.

Existen grupos de musicales que ya están utilizando esta plataforma, así que anímate a encontrarlos. Un ejemplo: nuestros amigos en Miami.  Instagram @pabaila pabaila

A continuación te dejo algunos aspectos que deberás considerar al momento de planificar tu reunión.

  • Recuerda siempre evaluar que el espacio visible en tu pantalla se encuentre ordenado, limpio y decorado para la ocasión.
  • Prepara tu imagen completamente; utiliza un vestuario y un maquillaje apropiado para tu evento.
  • Utiliza un vocabulario que se ajuste al evento a realizar.
  • Agradece la presencia de tus invitados.
  • Si estas realizando un curso, antes de responder las preguntas por el chat, no olvides leerlas para que todos los asistentes, conozcan a que estás respondiendo.
  • Prepara tu contenido con anticipación.
  • Para Eventos Sociales; invita a grupos que amenicen el evento.
  • En la invitación para eventos sociales, puedes indicarles que preparen su catering y bebidas, de esta forma todos podrán degustar algo no sentirse fuera de lugar.
  • Realiza tus invitaciones con un tiempo mínimo de una semana, para que los invitados puedan agendarte y cumplir con la cita. Solicita confirmación (RSVP)
  • Si algún invitado, enviara un presente, no olvides agradecer y mostrarlo en público.

Espero que mi post te ayude a comenzar a utilizar esta plataforma y aprendas cómo utilizarla para tus eventos y que con toda esta información, te atrevas a planificar tu primer evento Online con Zoom.  Si tienes alguna duda no te olvides comentar este Post y con gusto te responderé. Te deseo mucha Suerte!

 

Me gustaría para invitarte a visitar mi curso Organización de Eventos Online, donde encontrarás información profesional para que comiences a organizar tus eventos o te conviertas en un emprendedor exitoso”

Mercedes Vivas